定款認証をいくつもやってきましたが、今さらのように「テレビ電話方式」による手続を初めてやりました。
事情としては、遠い本店所在地の会社設立をする運びになりまして。
いつもであれば、
- 公証役場に定款案ほか附帯資料を送信+認証予約
- 公証役場から費用の案内をされる
- 修正項目があれば対応
- 認証当日に公証役場にて認証完了と書類授受、費用の支払い
まあこんな感じですが、
テレビ電話方式ではこの「４．」が圧倒的に楽でした。
実際当日のテレビ電話面談はどんな感じ？
とにかく早かったです。
あらかじめ資料を送っているので面談の中で今さら特に語ることも少なかったりしますが、簡単に画面上で本人確認をして概要話して終わりなのであっという間でした。
「これで終わりですか？」と聞いちゃったくらいです。
テレビ電話をつなぐための準備は大変？
簡単でした。
公証役場から受信したメールにＵＲＬがあるので、それを開いて「facehub」を使って会話するだけです。
推奨ブラウザとしてメールでは「GoogleChrome使ってね」とのことでしたが公証役場の公開ウェブサイトにはSafariもOKと書いてたのでスマホでSafari使って何ら問題ありませんでした。
簡単に言えばiPhoneでURL開いてオンライン対話しました、それだけです。
コロナでオンライン会議が流行った時期にみんな「zoom」を使っていたと思いますが、ああいうのを「facehub」でやってるだけです。
費用の支払いはどうするの？
いつもは当日現地払いでしたが事前に振り込む形です。
私の場合はその公証役場から「前日までに」という案内だったので早めに振り込みました。
現金を用意しなくてとっても楽です。
電子定款の受取りは？
いつもはこちらが持参した空のＣＤ-Ｒに認証済みのものを公証役場に入れてもらって持ち帰る方式でしたが、今回はファイルをダウンロードする方式でした。
これも持参物が無い分楽ですが、ちょっと違うのがダウンロードの場合だと「圧縮」されてファイルを受け取ったので「解凍」が必要なくらいでしょうか。
電子定款以外の書類の受取りは？
紙の定款で認証済みのものを謄本のような感じで提供される「同一情報の提供」がありますが、これは郵送で受取りました。申告受理及び認証証明書、その他原本還付書類一式も同様です。
法務局に登記申請する時と同じで返送用レターパックを必要書類と一緒に送ったのでそれで返ってくる仕様です。
事前準備で書類を送ったり
返送用レターパックとともに必要書類を送るくだりを書きましたが、そう。
事前に費用を払いつつ必要書類を送らねばなりません。
通常は余裕を持って認証予約を入れて進めるので気にならないかもしれませんが、「できる限り早く認証するぞ」みたいな時に「予約は直近の日に入れられるのに郵送が届くまでの時間が不安だ」みたいなことが発生する可能性はあります。
まあそれでも通常はレターパックはかなり早く届きますがあくまで郵送なので無事に届くか個人的には不安になる気持ちがあります。
総評
なんやかんや書きましたがそれでも圧倒的にテレビ電話方式は楽です。
いつも仕事をしていて時間の無駄を感じるランキングの1位と2位が「手続の待ち時間」と「移動時間」なので、少なくとも後者が無くなるのは助かります。
弊所は名古屋市内ながらちょうど公証役場の無いエリアなので、管轄内のどの公証役場にするかという問題がいつもあります。
- 熱田公証役場 ⇐ いつも予約混雑しててなかなか予約に至らず
- 葵町公証役場 ⇐ お世話になっております
- 名古屋駅前公証役場 ⇐ 駐車場代高そうだし駅前ゴミゴミしてて嫌
- 春日井公証役場 ⇐ 遠い
- 豊田公証役場 ⇐ 遠い
こんな感じで弊所は結局葵町公証役場にいつもお願いしてます。
距離以外にも予約のキャパシティとか周辺環境も要素になっちゃいますね。
しかし、これからテレビ電話方式メインになるとすれば予約さえ入っちゃえばいいやな感じに傾くので再検討あるかも、ですが葵町公証役場は予約の入れやすさが優秀なんですよね。
まだ試してない方は遠方でなくてもぜひぜひ一度やってみてください。
